Agentschap Het Facilitair Bedrijf: een nieuwe catalogus voor raamcontracten en diensten
We creëerden opnieuw een website voor de overheidssector. Het Facilitair Bedrijf, ofwel HFB, is een agentschap van de Vlaamse overheid. Het ondersteunt de Vlaamse overheid met facilitaire diensten. Het Facilitair Bedrijf beheert zo onder meer de huisvesting voor overheidsdiensten, functionele inrichtingen van werkplekken, goederen, beveiliging, logistiek en nog meer facilitaire diensten.
Zo maakten ze onlangs de opening van het ultra-duurzame Marie-Elisabeth Belpairegebouw mogelijk. Een primeur op vlak van duurzame huisvesting voor de Vlaamse overheid.
De vraag van HFB
Het Facilitair Bedrijf biedt al die diensten aan in de vorm van raamcontracten en diensten, waar specifieke organisatie-entiteiten binnen de Vlaamse overheid gebruik van kunnen maken. Onze opdracht was om een volledig nieuwe catalogus te ontwikkelen voor die raamcontracten en diensten. Dat alles moest in een klantvriendelijk portaal worden gegoten.
De raamcontracten en diensten van de catalogus moesten bovendien worden opgehaald uit het softwaresysteem SalesForce. Een goed werkende en veilige integratie met dat systeem was dus noodzakelijk. Bovendien mogen bezoekers van de catalogus alleen de raamcontracten en diensten te zien krijgen die voor hun entiteit van toepassing zijn.
We wilden ons aanbod op een klantvriendelijke manier kenbaar maken. Het Facilitair Bedrijf heeft veel klanten, en dus ook veel raamcontracten en diensten. Het portaal moest dat alles op een gebruiksvriendelijke manier presenteren, waarbij gebruikers enkel mogen zien wat hen aanbelangt. We zijn heel tevreden met het resultaat.
Anneleen Cosijn
Het Facilitair Bedrijf
Onze oplossing voor Het Facilitair Bedrijf
Functionele analyse, wireframing en design
Ons voortraject bestond uit het functioneel analyseren van de behoeften van de klant en de bezoeker. Samen met het team van Agentschap Het Facilitair Bedrijf hebben we de nieuwe navigatiestructuur van de webcatalogus bepaald.
Voor die nieuwe catalogus hebben we ook wireframes opgebouwd in functie van de nieuwe contenttypes ‘raamcontract’ en ‘aangeboden dienst’ die we hiervoor hebben ontwikkeld.
| -> Wat is een contenttype? Het is een type pagina met specifiek gedrag. Bijvoorbeeld: nieuws is een ander contenttype dan een event. Maak je een nieuwsitem aan, dan verschijnt het automatisch in het nieuwsoverzicht. Hetzelfde voor events. Je hoeft zo enkel maar het juiste contenttype te selecteren om een gewenst overzicht aan de gebruiker te geven. Snel en gemakkelijk. |
Op basis van de wireframes hebben we de eerste designvoorstellen gedaan. Het Facilitair Bedrijf wilde een gebruiksvriendelijk en makkelijk beheerbaar ontwerp. De bezoeker moet daarbij snel en makkelijk de aangeboden diensten en raamcontracten kunnen zien die voor diens entiteit van toepassing zijn. Feedback van de klant verwerkten we telkens meteen in de wireframes. Zo kreeg het team van HFB steeds een goed beeld van hun verwachtingen, op een visuele manier.
Vanaf de eerste vergadering zaten we met Paddle op dezelfde golflengte. Ze waren enorm efficiënt in hun communicatie, tijdsinschatting, voorstellen en feedback. Ze waren ook steeds zeer goed voorbereid.
- Anneleen Cosijn
Ontwikkeling op maat en integraties
We ontwikkelden twee nieuwe contenttypes in ons Paddle CMS Platform om de raamcontracten en aangeboden diensten op te halen in de catalogus. Daarvoor was er eveneens een veelomvattende integratie nodig met softwaresysteem SalesForce. Een intens traject met strakke deadlines, maar we hebben alles netjes gehaald.
Eén-op-één-communicatie met centraal aanspreekpunt
Ons sterke punt is dat de communicatielijn met onze klanten steeds kort is. Met per project één ervaren projectmanager als centraal aanspreekpunt maken we die belofte waar.
De projectmanager begrijpt de noden van de klant, soms nog voordat ze die zelf kunnen uitspreken. Uitdagingen worden razendsnel aangepakt en feedback wordt makkelijk verwerkt. Dat bespaart tijd en kosten voor iedereen.
Onze ervaring in de overheidssector stelt ons in staat om mee te denken met de klant. Dankzij onze eerdere ervaring met gebruikersbeheer, konden we snel de juiste processen opstarten en de nodige ontwikkelingen doen. Het gebruikersbeheer zorgt ervoor dat je als bezoeker alleen ziet wat voor jou van toepassing is wanneer je inlogt met je eID in het portaal van Het Facilitair Bedrijf.
De meetings met onze projectmanager Naomi waren altijd super efficiënt. Er werd nooit tijd kostbare tijd verloren, en er zat altijd vaart achter de zaken.
- Anneleen Cosijn
Het resultaat
Het team achter Agentschap Het Facilitair Bedrijf is tevreden over de nieuwe webcatalogus. Ze zijn blij met het makkelijk te beheren CMS op dagelijkse basis.
Onze verwachtingen van Paddle zijn absoluut ingelost. Alle technische vereisten zijn in orde, en op dagelijkse basis kunnen we ons portaal zelf aanpassen in het Paddle CMS Platform. Ook van het design zijn we erg tevreden. We hebben al positieve reacties gehad over de frisse en vernieuwde uitstraling.
- Anneleen Cosijn
