PDF-bestanden kom je overal tegen: brochures, jaarverslagen, beleidsplannen, vergunningsformulieren... Voor veel organisaties – zeker binnen de overheid, zorg of non-profit zijn ze een essentieel middel om informatie te delen.
Maar wist je dat de meeste PDF’s niet toegankelijk zijn voor mensen met een beperking? Ze missen structuur, bevatten geen koppen, zijn lastig te navigeren met een screenreader – en voldoen dus niet aan de toegankelijkheidsnormen die straks verplicht worden onder de European Accessibility Act (EAA).
In dit artikel leggen we uit hoe je wél toegankelijke PDF’s maakt en waar het vaak misloopt.
1. Gebruik koppen zoals H1, H2, H3...
Een van de belangrijkste principes voor een toegankelijke PDF is structuur. Screenreaders hebben die nodig om de tekst logisch te kunnen voorlezen.
Maak je een document in Word, InDesign of een ander opmaakprogramma?
Gebruik dan altijd de opmaakstijlen voor koppen (bijvoorbeeld Kop 1 voor titels, Kop 2 voor subtitels). Gewoon wat tekst vet of groter maken, telt niet.
Die koppen worden bij het exporteren omgezet naar “tags” in de PDF. En dat maakt een wereld van verschil voor iemand die je document niet kan zien, maar wél wil begrijpen.
2. Sla je bestand correct op – gebruik geen ‘Print to PDF’
Een veelgemaakte fout is om je document te exporteren via Afdrukken > Print to PDF. Maar dat is een valkuil. Deze methode verwijdert alle structuur (zoals koppen, links, alt-teksten en tabellen). Wat overblijft is een visueel plaatje, niet een toegankelijk document.
De juiste manier? Gebruik altijd de functie ‘Opslaan als PDF’ of ‘Exporteren als PDF’ in je tekstverwerker (zoals Word of InDesign).
Alleen zo worden de nodige tags en metadata behouden. Onzichtbaar voor de gemiddelde gebruiker, maar van levensbelang voor wie assistieve technologie gebruikt.
3. Denk aan:
- Alternatieve tekst bij afbeeldingen
Voeg beschrijvingen toe aan illustraties, grafieken en foto’s - Duidelijke linkteksten
Vermijd “klik hier”, gebruik beschrijvende teksten zoals “Bekijk het rapport over kinderopvang (PDF)” - Tabelstructuur
Gebruik eenvoudige, logische tabellen – vermijd samengevoegde cellen - Correcte leesvolgorde
Controleer na export of de tekst in de juiste volgorde wordt voorgelezen - Contrasten en lettertypes
Zorg voor voldoende contrast en gebruik goed leesbare lettertypes
4. Gebruik een tool om te controleren
Voor je je PDF online zet, kan je controleren of die voldoet aan de toegankelijkheidsnormen (WCAG & EN 301 549). Er bestaan tools zoals:
- Adobe Acrobat Pro (functie: ‘Accessibility Check’)
- PAC (PDF Accessibility Checker)
- Of laat een grondige scan uitvoeren door specialisten zoals Anysurfer
5. Liever geen PDF? Maak het gewoon web
Soms is het nog eenvoudiger om de inhoud van een PDF gewoon als webpagina aan te bieden.
Dat is altijd beter voor de toegankelijkheid én voor je vindbaarheid in zoekmachines.
Toch een PDF nodig? Met Paddle’s doorbladerbare PDF-module bied je het document aan in een visueel aantrekkelijke, toegankelijke viewer geïntegreerd in je website.
Samengevat: zo maak je toegankelijke PDF’s
- Gebruik stijlen zoals Kop 1, Kop 2, …
- Voeg alt-teksten toe aan afbeeldingen
- Gebruik duidelijke linkteksten
- Bewaar je document via “Opslaan als PDF”, niet printen naar PDF
- Controleer je PDF met een testtool
- Denk na of je de inhoud beter als webpagina kan aanbieden