Les responsables de la communication doivent souvent garder plusieurs balles en l'air en même temps. Poster des messages de dernière minute sur les médias sociaux pour les adeptes, mais sans perdre de vue les plans à long terme, par exemple. Ou encore essayer d'obtenir des informations de différents départements, suivre les rédacteurs et tout amener à l'imprimante pour qu'une fiche d'information puisse être envoyée à temps. Pour faciliter la tâche des jongleurs de ces services de communication, Paddle a lancé un planificateur de contenu. Une solution qui permet non seulement de planifier le contenu de votre site web, mais aussi de simplifier la coopération entre collègues et autres parties.
Grâce à la plateforme CMS Paddle, les collectivités locales, les organisations à but non lucratif et les organisations gouvernementales peuvent facilement créer et gérer un site web convivial. Au sein de la communauté Paddle, tous les clients peuvent sélectionner les mêmes modules - il y en a plus de 90 à ce jour - et les utiliser sur leur site web en quelques clics. Vous disposez ainsi d'un site Web offrant de nombreuses possibilités en un tournemain et à un prix modique.
L'équipe de Paddle a maintenant mis cette même facilité dans le planificateur de contenu. "C'est un outil convivial qui, d'un seul coup, élimine une grande partie de la pression qui règne souvent au sein des services de communication", explique Mauro Vanderstraeten, responsable du marketing.
Assis derrière les plumes de quelqu'un
Prenons l'exemple de la planification des messages de communication : "Nous remarquons chez nos clients que beaucoup de leurs plans de communication sont fixés longtemps à l'avance", explique M. Vanderstraeten. Pensez au magazine d'information mensuel de la municipalité ou à la journée annuelle des membres d'une organisation à but non lucratif. "Malgré le fait que ces plans soient connus à l'avance, le message est souvent élaboré à la dernière minute. Cela implique ensuite beaucoup d'échanges de courriels entre collègues et services, car tout doit se faire rapidement et en même temps. Cela provoque un stress inutile pour les personnes chargées de la communication.
Assoir les gens derrière les plumes ne devrait pas être la principale occupation des chargés de communication.
Non seulement un stress inutile, mais aussi des tâches tout simplement superflues, ajoute le PDG Wouter Rummens : "A la longue, le service communication est surtout occupé à courir après telle ou telle personne. L'une d'elles a besoin d'urgence d'un texte pour la brochure d'information, l'autre doit encore fournir une photo pour accompagner le message sur Facebook. S'asseoir derrière les plumes de quelqu'un peut faire partie de nombreux emplois", s'amuse Rummens. "Mais ce n'est pas censé être l'activité principale du personnel de communication.
C'est pourquoi le service de communication peut attribuer des responsabilités et ajouter des échéances à partir du planificateur de contenu de Paddle. Vanderstraeten : "Vous pouvez indiquer qui doit accomplir une tâche et à quel moment ; doit livrer un texte pour un communiqué de presse ou soumettre la conception graphique d'une brochure, par exemple. Ces personnes reçoivent alors une notification de la tâche à accomplir et de l'échéance. Clair. Chacun sait ce qu'il doit faire et partage une partie de la responsabilité du projet. Ils ajoutent leur texte ou leur design dans le planificateur de contenu et le chargé de communication peut le reprendre proprement et le publier sur le site web ou un autre canal."
Paddle CEO Wouter Rummens
Mieux réagir aux opportunités
Toutes les informations ajoutées au planificateur de contenu sont également centralisées. Un collègue tombe malade ? Ensuite, quelqu'un d'autre peut parfaitement prendre en charge la planification et l'exécution du contenu sans aucun problème. Ainsi, non seulement la collaboration devient plus facile, mais la continuité de la communication est maintenue. Mais avec un planificateur de contenu, vous devez également être capable de planifier... du contenu. "Bien sûr, c'est la base", s'amuse Vanderstraeten. "De nombreux services de communication travaillent avec Excel pour garder une vue d'ensemble. Il n'y a rien de mal à cela en soi ; vous pouvez également l'utiliser pour noter ce que vous devez publier et quand. Mais vos options de planification sont très limitées."
De nombreux services de communication fonctionnent avec Excel. Vos possibilités de planification sont alors très limitées.
Il est plus difficile de garder une vue d'ensemble, par exemple. "Et puis vous vous retrouvez dans une situation où une semaine vous partagez quatre messages sur les médias sociaux avec votre groupe cible et la semaine suivante vous n'avez rien à communiquer. Cela est très rapidement visible dans notre planificateur de contenu. En tant que responsable de la communication, vous pouvez alors facilement en tirer parti et décider soit de diffuser les messages, soit de rechercher des informations supplémentaires intéressantes à partager pendant cette semaine vide."
En ayant la possibilité de copier les tâches d'un événement récurrent - pensez à la foire annuelle de la municipalité - d'un seul clic pour l'année suivante, l'année d'après, et ainsi de suite, le personnel chargé de la communication gagne également en tranquillité d'esprit. " Pas de stress avant 2022 : vous recopiez vos tâches annuelles, les complétez par des nouveautés déjà prévues et vous savez déjà que vous êtes bien préparé un an à l'avance. Un sentiment de bonheur, n'est-ce pas ?", cligne Mauro Vanderstraeten.
Rapport, mais plus clair
Parce que Paddle travaille en étroite collaboration avec ses clients et écoute très attentivement leurs besoins pour chaque module, les développeurs ont également pu bien répondre à ce que les services de communication souhaitent pour ce planificateur de contenu. "En plus d'une meilleure planification et d'une meilleure collaboration, ils veulent également de bons rapports", déclare Wouter Rummens. "Qu'ont-ils réellement communiqué au cours de l'année écoulée ? Les différents objectifs politiques ont-ils été atteints ? Quels messages ont-ils publiés sur les médias sociaux ? Combien de dépliants ou d'affiches différents ont-ils imprimés ?"
Informations qu'il peut être utile de partager avec un directeur ou d'utiliser comme base pour améliorer la communication. " On peut sélectionner sur le sujet, mais aussi sur les différentes chaînes. Ainsi, vous savez immédiatement combien de messages vous avez partagés sur Facebook au sujet de l'événement des membres, par exemple", explique Rummens. "Vous pouvez en tirer des enseignements intéressants. Devriez-vous peut-être vous concentrer davantage sur les canaux de médias sociaux ? Ou bien avez-vous suffisamment communiqué sur place, mais négligé un peu votre site web ? Vous pourrez alors procéder à des ajustements et faire en sorte que, dans le planning des prochains mois, il y ait un peu plus d'actualités sur votre site."
Paddle marketing manager Mauro Vanderstraeten
La voix de l'utilisateur
Le planificateur de contenu vient d'être lancé sur le système central de Paddle CMS. Les clients peuvent donc immédiatement relier le module à leur site web et commencer à travailler avec lui. Pratique, car à partir du planificateur de contenu, ils peuvent utiliser d'autres ressources de Paddle, comme la médiathèque. Mais aussi ceux qui ne travaillent pas encore avec Paddle CMS, peuvent parfaitement utiliser le planificateur. "Il n'est pas lié à notre CMS, mais il fonctionne aussi très bien en tant qu'outil autonome", confirment Rummens et Vanderstraeten.
Paddle s'attend à ce que son planificateur de contenu devienne un outil populaire auprès des services de communication des collectivités locales, des organisations à but non lucratif et des organisations liées au gouvernement. "Je fais régulièrement des démonstrations de notre plateforme CMS Paddle et je reçois souvent des questions sur un outil permettant d'organiser correctement le contenu. Il s'agit donc d'un problème auquel de nombreux services sont confrontés. Un problème que nous pouvons maintenant résoudre. Les premiers clients l'utilisent déjà, mais nous sommes convaincus que beaucoup d'autres suivront dans les semaines à venir", déclare M. Vanderstraeten. M. Rummens confirme cette prédiction : "D'autant plus que l'outil aide également les services qui continueront à utiliser le travail à domicile après la crise de Corona. La collaboration à distance n'est pas facile si vous ne disposez pas des bons outils, mais notre planificateur de contenu est le bon outil."
Nous voulons vraiment connaître l'opinion de nos utilisateurs afin de continuer à améliorer la facilité d'utilisation pour nos clients.
Ceux qui connaissent Paddle savent que l'équipe derrière le CMS ne reste jamais immobile. Les utilisateurs du planificateur de contenu peuvent donc compter sur l'évolution constante de cet outil. "Pour chaque module que nous développons, nous demandons régulièrement l'avis des utilisateurs. Nous voulons vraiment entendre leur voix, nous voulons savoir où ils voient des possibilités d'étendre ou de modifier le module", déclare M. Vanderstraeten. "Et nous ne nous contentons pas d'écouter, nous en faisons aussi quelque chose. Nos modules évoluent donc, simplement pour continuer à accroître la facilité d'utilisation pour nos clients."
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